7 wskazówek, jak wdrożyć Robotic Process Automation i odnieść sukces

RPA (ang. Robotic Process Automation) to w ostatnim czasie coraz częściej omawiana technologia, której celem jest wsparcie organizacji poprzez automatyzację procesów biznesowych charakteryzujących się stabilnością, powtarzalnością oraz dużymi wolumenami.

Firmy zajmujące się wdrażaniem takich rozwiązań jako główne zalety wskazują zwiększenie jakości i szybkości wykonywanej pracy, redukcję liczby błędów w procesie oraz możliwość przeniesienia pracowników do zadań, gdzie ważne jest ich doświadczenie zawodowe i wiedza, na podstawie których mogą podejmować prawidłowe decyzje biznesowe.

Wdrożenie Robotic Process Automation obarczone wieloma błędami, może zaważyć na niepowodzeniu całego przedsięwzięcia, co generuje konsekwencje dla wszystkich uczestników projektu.

Jak w takim razie należy podejść do tematu implementacji RPA w organizacji, aby całe przedsięwzięcie zakończyło się sukcesem?

Pozwól, że podzielę się z Tobą 7 wskazówkami, na które należy zwrócić szczególną uwagę.

Zapoznaj się z technologią

Robotic Process Automation zaczyna być coraz bardziej popularnym tematem wśród organizacji szukających sposobu na optymalizację procesów i generowanie oszczędności.

Mimo, iż technologia ta nie wszystkim jest znana, to najstarsze firmy dostarczające rozwiązania programistyczne służące do tworzenia robotów software’owych funkcjonują na rynku od kilkunastu lat.

Zanim przedsiębiorstwo podejmie decyzję czy „wejść” w RPA, musi poznać zasady funkcjonowania takich robotów, zgłębić rynek dostawców gotowych rozwiązań, porównać ich cechy i funkcje.

W wielu przypadkach rozpoczęcie przygody z robotics wymaga również współpracy z firmą konsultingową, która będzie wspierać organizację we wdrożeniu całego projektu. I w tym przypadku należy przeprowadzić badanie rynku pod kątem wyboru najlepszego partnera.

Decyzja o wdrożeniu nowych technologii może być bardzo kusząca, ale zanim ostatecznie rozpoczniemy przygodę z RPA należy udzielić szczerej odpowiedzi czy istnieje biznesowe uzasadnienie do wdrożenia robotów, czy obsługiwane procesy spełniają wymogi do automatyzacji oraz które z dostępnych na rynku rozwiązań chcemy użyć.

Edukuj i komunikuj

W każdym procesie najważniejszym elementem są ludzie. Ich wiedza, doświadczenie i zaangażowanie mają kluczowe znaczenie dla powodzenia projektów, dla przyszłości organizacji, której są częścią.

Rzeczą niezmiernie istotną jest edukowanie pracowników w temacie Robotic Process Automation.

Ludzie od zawsze obawiali się tego, co jest dla nich nowe i nieznane.

Nie wolno zaprzepaścić jedynej okazji do tego, aby zaznajomić ich z robotyzacją procesów biznesowych. Należy przedstawić technologię, wyjaśnić sposób jej funkcjonowania, jakie zadania mogą zostać zautomatyzowane, a jakie nie.

Jeżeli celem organizacji nie jest redukcja zatrudnienia, lecz optymalizacja pracy, to warto im przedstawić jak zmienią się ich zakresy obowiązków, np. będą odpowiadać za realizację zadań zgodnych z ich wiedzą i doświadczeniem, a jednocześnie zostaną uwolnieni od monotonnej i powtarzalnej pracy odtwórczej.

Informacja o każdym kolejnym wdrożeniu nowego robota powinna być komunikowana do zespołu. Sugeruje się również, aby botom nadawać imiona „ocieplając” w ten sposób ich wizerunek. Nie zapominajmy, że robot może być zarówno mężczyzną, jak i kobietą.

Właściwie identyfikuj procesy

Rozumienie nowej technologii, a realne możliwości jej zastosowania w przedsiębiorstwie to dwie różne rzeczy. Jeśli w dyskusji nad wyborem procesów do automatyzacji górować będą tylko i wyłącznie kwestie finansowe może się zdarzyć, że zaczniemy wskazywać procesy, których nie sposób zautomatyzować. Dlaczego?

Istnieje pewien zamknięty zestaw wymogów odnośnie kwalifikowalności do robotyzacji. I tak najlepszym kandydatem będą procesy zestandaryzowane, udokumentowane, powtarzalne z dużym wolumenem, gdzie dane wejściowe są w postaci elektronicznej, a sam proces nie wymaga podejmowania decyzji na podstawie doświadczenia, lecz działa według z góry określonych reguł.

Należy sobie również zadać pytanie czy alternatywą dla robotics nie będzie dla przykładu dostosowanie systemu transakcyjnego lub zastosowanie innej technologii dającej te same albo lepsze efekty, ale przy mniejszym nakładzie pracy i finansów.

Postaw na prostotę

Budując boty należy stosować strategię KISS (Keep It Super Simple) i tworzyć proste rozwiązania.

Po pierwsze, będą łatwe w konstruowaniu, obsłudze i późniejszej modyfikacji.

Po drugie, podzielenie dużego projektu na mniejsze części sprawi, że poszczególne elementy (te najbardziej uniwersalne) będzie można wykorzystać przy budowie kolejnych botów.

Takie podejście pozwala zaoszczędzić czas i zmniejszyć wysiłek związany z obsługą dotychczasowych, jak i nowych rozwiązań.

Zanim wdrożysz, przetestuj (wielokrotnie)

Każdy robot napisany zgodnie z dokumentacją dostarczoną przez analityka RPA powinien zostać wielokrotnie przetestowany w środowisku deweloperskim. Ma to na celu weryfikację czy przez przypadek nie pominięto ważnego elementu, którego brak będzie miał istotny wpływ na procesowane dane.

O czym należy również pamiętać, to przeprowadzenie testów w środowisku produkcyjnym, bowiem zdarzają się przypadki, kiedy środowisko deweloperskie i produkcyjne to dwa różne światy.

W ten sposób unikniemy powtarzanego jak mantrę stwierdzenia „hmm… ciekawe, u mnie działało”.

Ściśle współpracuj z IT

Ponieważ RPA jest technologią, która nie wymaga ogromnej wiedzy z zakresu IT, w końcu budować roboty mogą także przedstawiciele biznesu, a nie tylko wykwalifikowani programiści, dlatego często się zdarza, iż zespół projektowy odpowiedzialny za wdrożenie automatyzacji pomija kontakt z działem IT.

To duży błąd, ponieważ to właśnie przedstawiciele IT są w stanie przygotować na potrzeby realizacji takiego przedsięwzięcia odpowiednie zaplecze techniczne w postaci dedykowanych serwerów, systemów bezpieczeństwa, a nawet zarządzać administracją botami.

Tego typu ignorancja lub niewiedza ze strony biznesu sprawia, że wdrożenie projektu najpewniej rozciągnie się w czasie, co może mieć wymierne materialne i niematerialne konsekwencje dla organizacji.

Gromadź wiedzę i dziel się nią

Od samego początku projektu należy pamiętać, aby budować wewnętrzny zespół ekspertów, którzy później będą stanowili trzon tzw. RPA Center of Excellence.

Decyzja o utworzeniu takiego działu tudzież zespołu jest posunięciem strategicznym.

Po pierwsze, wiedza i umiejętności zdobyte w trakcie fazy pilotażowej zostaną w organizacji, a nie znikną wraz z zakończeniem współpracy z firmą konsultingową, która wspierała cały proces implementacji RPA.

Po drugie, takie centrum poza wymianą doświadczeń i najlepszych praktyk wewnątrz zespołu, może służyć jako organ doradczy dla pozostałych działów organizacji zainteresowanych robotyzacją procesów biznesowych.

Po trzecie, ponieważ na rynku pracy niełatwo jest znaleźć odpowiedniego kandydata do roli dewelopera, administratora czy analityka w temacie RPA, przyszłościowe jest budowanie własnego zespołu specjalistów.

Oczywiście, decyzja o stworzeniu dedykowanego zespołu do obsługi procesu RPA będzie zależeć od skali wdrażanego projektu oraz wielkości organizacji. W przypadku tych najmniejszych budowa RPA Centre of Excellence może nie znaleźć uzasadnienia.

Co dalej?

Jeśli jesteś na początku swojej przygody z Robotic Process Automation, to sporo pracy i wyzwań jest jeszcze przed Tobą i Twoją organizacją.

Technologia RPA rozwija się bardzo szybkim tempie, a oferowane rozwiązania wyposażane są w coraz ciekawsze funkcjonalności, które sprawiają, że roboty software’owe stanowią świetny początek przygody z automatyzacją procesów biznesowych.

Aby zwiększyć szanse na odniesienie sukcesu we wdrożeniu Robotic Process Automation musisz mieć na uwadze powyższe wskazówki. Nie stanowią one gwarancji sukcesu, ale z pewnością przybliżają do niego.

A czy Ty chciałbyś podzielić się swoimi spostrzeżeniami odnośnie tego tematu i dodać inną wskazówkę, radę do wyżej wymienionych? Jeśli tak, to podziel się w sekcji komentarzy poniżej.

 


Dołącz do społeczności Robimy Roboty

Jeśli zapiszesz się do newslettera, co tydzień dostarczę do Twojej skrzynki krótkie podsumowanie całego tygodnia.

Uzupełnienie powyższego pola stanowi zgodę na otrzymywanie od Modet Studio Michał Sikorski z siedzibą w Częstochowie newslettera zawierającego treści marketingowe dotyczące oferty firmy, oraz masę wartościowych materiałów. Zgodę można wycofać w każdym czasie. Więcej informacji na temat sposobu przetwarzania danych osobowych znajdziesz w Polityce Prywatności.

Przewiń do góry